Bem-vindo(a) ao Decola!

Agora que já está tudo cadastrado, você vai comandar sua aplicação por meio das parametrizações.

Condomínio Administradora

Para te ajudar, sua aplicação já tem um condomínio cadastrado com os seus dados, com o código 999, que pode ser editado a qualquer momento

Para acessá-lo é só ir no menu Cadastro > Cadastro > Condomínio e filtrar

Criando perfis de acesso

É muito simples determinar o que cada usuário terá acesso, também tem vídeo para te ajudar, mas antes uma dica: a ideia é fazer esse controle logo de início, para que, por exemplo, o time de cobrançca tenha acesso somente às funcões relacionadas à cobrança, ou aquele colega novo no time que está em treinamento não exclua ou altere algum dado sem querer.

Novos usuários

Depois de cadastrar o perfil de acesso, não esqueça de cadastrar um usuário para cada componente do time. É muito importante que cada um tome cuidado com sua senha, afinal todas as exclusões e inserções serão registradas no log.

Já levamos para você um plano de contas básico cadastrado, mas você pode alterar, excluir e adicionar contas contábeis de acordo com a sua conveniência. Quer cadastrar outro plano de contas, para um ou alguns condomínios específicos? Manda bala! Não tem número limite de planos de contas, embora a dica seja quanto menos melhor, para que não precise usar vários códigos diferentes.

Qual a diferença entre contas de primeiro e segundo grau?

Para entender melhor vamos a um exemplo rápido: imagine que dentro do balancete você tenha um grupo de receitas e despesas destinado a obra, ou a fundo de reserva, em que precisará controlar saldos, então terá uma conta de primeiro grau.

E as contas contábeis que cadastrará dentro da conta de obras serão as de segundo grau, como, por exemplo, construções ou aquisições

Resumindo, se precisar controlar o saldo de um grupo de receitas e despesas, é primeiro grau. Simples assim!

Já levamos para você um plano de contas básico cadastrado, mas você pode alterar, excluir e adicionar contas contábeis de acordo com a sua conveniência. Quer cadastrar outro plano de contas, para um ou alguns condomínios específicos? Manda bala! Não tem número limite de planos de contas, embora a dica seja quanto menos melhor, para que não precise usar vários códigos diferentes.

Qual a diferença entre contas de primeiro e segundo grau?

Para entender melhor vamos a um exemplo rápido: imagine que dentro do balancete você tenha um grupo de receitas e despesas destinado a obra, ou a fundo de reserva, em que precisará controlar saldos, então terá uma conta de primeiro grau.

E as contas contábeis que cadastrará dentro da conta de obras serão as de segundo grau, como, por exemplo, construções ou aquisições

Resumindo, se precisar controlar o saldo de um grupo de receitas e despesas, é primeiro grau. Simples assim!

O rateio já foi emitido, os compromissos já estão sendo pagos e os condôminos estão acessando o app e o portal (Ahreas Condo e Ahreas Portal Condomínio), vamos então incluir os saldos de partida, iniciar a conciliação automática e, por fim, importar dados de inadimplência.

Conciliação bancária automática

• Arquivo CNAB 240 - Logo no início da implantação, você solicitou ao banco a contratação de produtos e disponibilidade de informações, lembra? Inclusive os arquivos de movimento fechados em formato CNBA 240. A gente fez um tutorial falando dele. Clique aqui ver o material explicativo.

• Parametrização - Você já recebeu as tarifas dos principais bancos parametrizadas, além de recebimentos de cobrança e outros movimentos.

• Lendo o arquivo - A aplicação não permite a leitura de mais de um arquivo por vez.

Olá! Aqui vamos falar sobre os arquivos homologados pelos bancos e, pra ficar bem claro, a gente dividiu em perguntas bem simples: o que são, como são, o que fazer etc. Vamos ver?

O que são?

Arquivos disponibilizados pelos bancos para interagir com a aplicação, nesse caso buscamos automatizar conciliações e garantir que o ERP comande alguns lançamentos para agilizar o fechamento contábil, como, por exemplo, as tarifas bancárias.

Como são?

Imagina que todos os registros financeiros devem seguir um padrão, vimos isso quando fomos obrigados a utilizar as carteiras registradas de cobrança e ouvimos o nome FEBRABAN, pois bem, os bancos devem conversar entre si e seguir regras em comum entre todos os bancos.

Com esses arquivos, a aplicação pode ler as movimentações do extrato e fazer um "de - para" automatizado, gerando ganho de tempo muito grande.

O que fazer?

Seu primeiro passo é entrar em contato com o banco para solicitar arquivos de extrato, mas não são os mesmos arquivos que você usa ou exporta para o fechamento, eles têm um formato e extensão específicos, ok?

Que arquivo é esse?

O arquivo é o CNAB 240, esse número significa que há 240 caracteres por linha e a aplicação sabe exatamente onde está cada uma das informações. Outro ponto importante é que tenho somente movimento fechado, ou seja, nada de lançamentos futuros. Aliás, para saber se seu arquivo está certo basta abri-lo e procurar se há algum registro com data futura, se tiver, "Foge Bino, é cilada"... Pergunta lá pro pessoal do financeiro se dá pra conciliar os lançamentos futuros que eles vão te falar: NÃO! A conciliação, mesmo a manual, é justamente conferir se o que deveria se realizar de fato se realizou.

Quando fazer?

Depois dos parâmetros, que fazemos uma única vez, vamos diariamente (sim, conciliação se faz todo dia!) ler os arquivos no menu Conciliação > Leitura de arquivo. Uma dica: para que você não tenha problemas, tem uma trava que permite que você leia cada extrato uma única vez! Por isso, primeiro os parâmetros, depois a leitura, ok?

E só! Agora use esse tempo que você economizou automatizando os lançamentos para analisar a situação financeira dos clientes e agregar valor ao seu trabalho, você já ouviu falar em over delivery? É uma das nossas premissas e que você pode aplicar na sua administração!

Como meus clientes recebem os relatórios financeiros?

A pergunta é boa e a resposta é simples: eles receberão como você quiser! Você já recebe um modelo padrão para ser visualizado no Ahreas Condo e Ahreas Portal Condomínio, mas pode alterar ou criar vários modelos, se quiser pode até criar um modelo para cada condomínio.

Prestação de contas

• Pasta Digital - O primeiro ponto é: você ainda precisa de pastas fisicas? O novo mercado diz que não! Veja como a pasta digital é prática, reduz gastos com papel e alivia o trabalho da sua equipe.

• relatórios - Como alterar o relatório publicado no app e no portal.

• Visualizando os documentos - Opte por enviar os relatórios com link de visualização, assim quando o condômino tiver dúvida sobre alguma despesa, é só clicar e ver a imagem.

• Fluxo de caixa, relatório de lançamentos e previsão orçamentária - Veja como parametrizar esses relatórios. Você já recebe um modelo padrão, mas quem manda nos relatórios é você.

Lembra daquela época em que tinha alguém na administradora furando os dedos nos grampos de papel, tirando os grampos, colando as páginas, ordenando os comprovantes? E quando faltava um documento? A pasta ficava de lado e a pessoa ficava correndo atrás do documento. A sensação era que toda administradora tinha um saci que roubava os documentos justamente dos prédios que não podiam! Ainda bem que hoje não é assim! Quer dizer, não é assim, né?

Vamos lá: primeiro que quando o documento chega na sua administradora, ele já chega digitalmente, certo?

Grande parte dos documentos vêm por e-mail, mensagens, Malote Online e outros canais eletrônicos. Então, se ele se perder é só você usar alguma ferramenta de busca no seu computador ou celular. Além disso, você usa a tecnologia pra, por exemplo, ler o código de barras e pagar as contas via arquivo bancário, logo não precisa ordenar nenhum comprovante, ou mesmo digitar nenhum código de barras, pois tudo será feito pela aplicação.

Quando você for fazer o fechamento contábil já está tudo no lugar, mas mesmo antes disso, quando o síndico falar “nossa, por que o material de limpeza veio tão alto?”, ele não vai te ligar, e se te ligasse, você falaria para ele “Sr. João, clica em cima da despesa, que a nota está aí”, e pronto, ele descobriria que o zelador dele comprou cloro granulado pra piscina junto com o material do mês.

Lá no fechamento, os dedos do estagiário já não estão todos furados! Além disso, ninguém precisa lembrar que para o prédio da D. Lourdes tem que ir o relatório do jurídico, porque alguém sempre esquece esse bendito e ela sempre reclama, porque tudo está na aplicação e a pasta foi sendo montada no dia a dia, cada prédio com seu modelo, suas particularidades, sua personalidade.

No dia 01 ou 02, basta alguém salvar no lugar certo os extratos dos prédios que tem conta própria e processar a pasta. Vamos chutar por cima... no dia 05 essas pastas estão fechadas, montadas, publicadas e seus conselheiros foram notificados a analisar as pastas!

Puxa! Quando eu comecei a administrar condomínios, as pastas ficavam indo e vindo da administradora para o prédio! Era motoboy pra lá, malote físico pra cá, uma insanidade. Hoje os conselheiros usam a pasta interativa, comentam, perguntam, aprovam e eu sou notificada pelo Ahreas Portal Condomínios. E, claro, os condôminos a recebem quando eu determinar! Dá até pra mandar o link por QrCode nos boletos.

Viva a tecnologia! Ninguém mais cortando o dedo no papel e, claro, nossa floresta amazônica agradece! 😄

A importância do gerente de projeto para uma implantação de sucesso